Datenschutzhinweise für die Projektförderung

Die datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle ist die bewilligende Behörde mit folgenden Kontaktdaten.

Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE)
Scharnhorststr. 34–37
10115 Berlin 
Telefon: + 49 (0) 30 18 615 – 0
E-Mail: info(at)bmwe.bund.de

Beauftragte Person für den Datenschutz im BMWE
Scharnhorststr. 34–37
10115 Berlin
E-Mail: datenschutzbeauftragte(at)bmwe.bund.de

Die Verarbeitung erfolgt durch die Zukunft-Umwelt-Gesellschaft (ZUG) gGmbH. Die ZUG ist im Auftrag des BMWE tätig und hat mit diesem eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Im Rahmen dieser Tätigkeit verarbeitet die ZUG personenbezogene Daten im Auftrag und nach den Weisungen des BMWE.

Zukunft – Umwelt – Gesellschaft (ZUG) gGmbH
Stresemannstraße 69–71
10963 Berlin
Telefon: + 49 (0) 30 72 618 – 0000
E-Mail: kontakt(at)z-u-g.org

Beauftragte Person für den Datenschutz in der ZUG
Stresemannstraße 69–71
10963 Berlin
E-Mail: datenschutz(at)z-u-g.org
 

Die verantwortliche Stelle verarbeitet personenbezogene Daten, die im Rahmen der Einreichung einer Skizze, der Antragstellung sowie auch der gesamten Abwicklung des Projektförderverfahrens übermittelt werden.

2.1 Datenkategorien

Bei den verarbeiteten personenbezogenen Daten handelt es sich um allgemeine Personendaten, Adressdaten, Kontaktdaten, Daten zur Qualifikation, Gehalts- bzw. Personalkostendaten und ggf. Kontodaten. Insbesondere werden bei der Einreichung von Projektskizzen, der Antragstellung, der Abwicklung des Förderverfahrens und bei der Einreichung des Verwendungsnachweises die folgenden personenbezogenen Daten erhoben:

• Angaben zum Antragsteller/Zuwendungsempfänger und – sofern relevant – Konsortial- oder Verbundpartner, einschl. Namen, Angaben zur Funktion und Stellung in der jeweiligen Organisation und dienstliche Kontaktdaten der am Projekt beteiligten Beschäftigten sowie der Ansprechpersonen für administrative Fragen
• Angaben zu weiteren Projektbeteiligten und Vertragspartnern, z. B. Weiterleitungs- und sonstige Vertragspartner und Dritte, die an der Umsetzung der Vorhaben beteiligt sind, einschl. Namen, ggf. Angaben zur Funktion und Stellung in der jeweiligen Organisation, Kontaktdaten
• Angaben zur vertretungsberechtigten Person des Antragstellers und – sofern relevant – Konsortial- oder Verbundpartner aus Auskunfteien, Vereins- oder Handelsregister: Namen, Adressen, Altersangaben (ggf. Geburtsdatum oder Geburtsort), Organstellung, Vertretungsbefugnisse, Organisationszugehörigkeit, weitere Beteiligungen und Funktionen einschl. Rolle und Beginn der Beteiligung und ggf. weitere Angaben von Auskunfteien
• ggf. Angaben zum Zahlungsempfänger, insb. Name und Kontodaten
• Angaben zur im Projekt mitarbeitenden Personen zur Bestimmung der zuwendungsfähigen Personalausgaben bzw. -kosten, z. B. Entgeltgruppe, Funktion, Stundenzahl, Reisekostenabrechnungen, Qualifizierungsmaßnahmen, ggf. Namen, Angaben zur Funktion und Stellung in der jeweiligen Organisation, entsprechende Nachweise (Gehaltsnachweis, Lebenslauf bzw. Qualifizierungsnachweis)

Begründen Sie Ihre Skizze oder Ihren Antrag mit der Angabe personenbezogener Daten Ihrer Beschäftigten oder der Ihrer Partner, z. B. zur Begründung der fachlichen Eignung, Beschreibung der Organisation, werden auch diese Daten gespeichert.

2.2 Datenquellen

Es werden die personenbezogenen Daten verarbeitet, die im Rahmen der Einrichtung einer Skizze, der Antragstellung sowie auch der gesamten Abwicklung des Projektförderverfahrens von den jeweiligen Antragstellern bzw. Zuwendungsempfängern und – sofern relevant – von Vertrags- und Kooperationspartnern übermittelt wurden. Des Weiteren werden personenbezogene Daten, die von Behörden und/oder Dritten zulässigerweise (z. B. nach § 25 BDSG) übermittelt wurden, verarbeitet.

Schließlich werden personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen, nämlich dem Handelsregister, dem Vereinsregister, dem Bundesanzeiger sowie der Creditreform Bonn Trier Rossen Eberhard GmbH & Co. KG (kostenpflichtig), verarbeitet. Nähere Informationen können über folgende Webseiten abgerufen werden:

https://www.handelsregister.de/rp_web/datenschutz.xhtml

https://www.bundesanzeiger.de/pub/de/datenschutzerklaerung

https://www.creditreform.de/bonn/datenschutz
 

3.1 Verarbeitungszwecke

Die Erhebung und Verarbeitung der Daten dient dem Zweck, das Zuwendungsverfahren im Rahmen der für die verantwortliche Stelle geltenden Vorschriften ordnungsgemäß durchführen zu können. Dies beinhaltet insbesondere die Verarbeitung der Daten für folgende Zwecke:

• Prüfung von Projektskizzen, ggf. einschließlich einer Begutachtung
• Prüfung (ggf. einschließlich einer Begutachtung) und Bescheidung des Förderantrags, Prüfung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen und Abwicklung und Überwachung der Zahlungen sowie Durchführung des Verwaltungsverfahrens im Übrigen (ggf. einschließlich Rückabwicklung von zu Unrecht bewilligten Zuwendungen)
• Durchführung der für Zuwendungen des Bundes vorgeschriebenen Erfolgskontrollen (einschließlich Stichprobenprüfungen vor Ort, statistischer Auswertung, Monitoring und Controlling sowie Evaluierungen der Projekte und Förderprogramme)
• Überwachung der Mittelverwendung für Zuwendungen des Bundes (Zuwendungsdatenbank des Bundes)
• Analyse sowie Statistikerstellung
• gesetzlich vorgesehene Prüfungen des Bundesrechnungshofs
• transparente Information der Öffentlichkeit und öffentlicher Stellen (z. B. Bundestag, Landesbehörden, EU)

Wir nutzen die Kontaktdaten der jeweils verantwortlichen Ansprechperson ebenfalls dazu, vereinzelt zu Informations- und Vernetzungsveranstaltungen, Wettbewerben und Befragungen einzuladen, die in einem unmittelbaren sachlichen Zusammenhang mit der Durchführung und den Zielen des jeweiligen Förderprogramms stehen und der Förderung der programmatischen Zielerreichung dienen.

3.2 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der Daten zu den vorstehend genannten Zwecken ist zur ordnungsgemäßen Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle erforderlich und beruht insoweit auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c und e DSGVO in Verbindung mit § 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt, um Zuwendungsverfahren nach den §§ 23 und 44 Bundeshaushaltsordnung (BHO) durchführen und die Rechtmäßigkeit des Erhalts der Zuwendung und ihre Wirtschaftlichkeit gem. § 7 BHO nachhalten zu können. 

Außerdem erfolgt die Verarbeitung, um die an staatliche Zuwendungsgeber gestellten Transparenzanforderungen an die Verwendung öffentlicher Mittel (Art. 110 Abs. 2 GG i. V. m. Art. 42 Abs. 1 GG, § 10 BHO) und ggf. gesetzliche Berichtspflichten erfüllen zu können.

Die Datenverarbeitung erfolgt auch aufgrund gesetzlicher Verpflichtung, soweit es um die Prüfung durch den Bundesrechnungshof geht gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 95 BHO, soweit es um die Information der Öffentlichkeit geht gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V.m. §§ 5 ,11 Informationsfrei-heitsgesetz (IFG) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V.m. §§ 3, 9 Umweltinformationsgesetz (UIG) und soweit es um die Information öffentlicher Stellen geht gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO i. V.m. § 10 BHO (Bundestag/Bundesrat), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V.m. Art. 38 Abs. 1 S. 2, 20 Abs. 2 S. 2 GG (Bundestagsinformation) bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO i. V.m. Art. 53 S. 3 GG (Bundesratsinformation).

Die Nutzung der Kontaktdaten der jeweils verantwortlichen Ansprechperson zur Einladung zu Informations- und Vernetzungsveranstaltungen, Wettbewerben und Befragungen sowie zur Weitergabe an sonstige Organisationen zur Umsetzung weiterer in den Förderrichtlinien festgelegter Programmziele erfolgt ebenfalls im öffentlichen Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V.m. §§ 3, 23 BDSG. Dasselbe gilt für die Nutzung der Kontaktdaten im Falle der Registrierung des Einreichenden im Skizzenportal durch ZUG. 

Sofern wir Ihre Einwilligung einholen, ist diese gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

3.3 Mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung

Im Rahmen der Projektförderung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Entscheidung, Vorbereitung und Durchführung der Förderung und die Erfüllung der damit verbunde-nen vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Verarbeitung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten wird die Projektförderung gegebenenfalls nicht durchgeführt werden können.

Wenn Sie bzw. die betroffene Person keine Informationen zu Veranstaltungen, Wettbewerben und Befragungen erhalten wollen, haben Sie bzw. die betroffene Person gem. Art. 21 DSGVO jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für diese Zwecke einzulegen. Ihren Widerspruch können Sie formfrei an den Absender der Einladung richten. Im Falle eines berechtigten Widerspruchs werden wir Ihre Daten nicht mehr verarbeiten. Dasselbe gilt auch im Fall einer Weitergabe oder anderen Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zwecke zusätzlicher in den Förderrichtlinien explizit festgelegter Programmziele. Sofern wir Ihre Einwilligung einholen, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber dem Absender widerrufen.

3.4 Automatisierte Entscheidungsfindung einschl. Profiling, Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO

Wir verwenden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.

4.1 Kategorien von Empfängern

Innerhalb der verantwortlichen Stelle erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die Daten, die mit der Bearbeitung des Vorgangs im Rahmen der oben genannten Zweckbestimmung befasst sind. Im Übrigen werden personenbezogene Daten an folgende Empfänger weitergegeben:

• Projektträger: Die verantwortliche Stelle setzt die Zukunft-Umwelt-Gesellschaft (ZUG) gGmbH als Projektträger ein. Dabei werden durch den Projektträger auch die erforderlichen personenbezogenen Daten neben den eigenen IT-Anwendungen (siehe unten separater Punkt) auch über das System „profi“ verarbeitet. 
  Die verantwortliche Stelle kann weitere Projektträger, öffentliche Stellen oder sonstige Einrichtungen mit der (teilweisen) fachlichen und/oder administrativen Umsetzung einzelner Förderinstrumente beauftragen. Zur Erfüllung der jeweiligen öffentlichen Aufgaben werden die erforderlichen personenbezogenen Daten an diese Stelle weitergegeben. Auf die zusätzlichen Beteiligten und deren konkrete Aufgabe wird in der Förderrichtlinie oder anderen Förderinformationen hingewiesen.
• Im Falle einer Kofinanzierung durch einen anderen Zuwendungsgeber (z. B. weitere Bundesministerien, Bundesländer bzw. Einrichtungen der Bundesländer) oder einer Beteiligung im Rahmen eines gemeinsamen Auswahlverfahrens können zur Erfüllung der jeweiligen öffentlichen Aufgabe die erforderlichen personenbezogenen Daten an die zuständige Stelle weitergegeben werden. Auf die Stelle und die öffentliche Aufgabe wird in der Förderrichtlinie oder anderen Förderinformationen hingewiesen.
• Projektinformationssystem „profi“: Zur Vorbereitung, Organisation, Betreuung und Abrechnung von Fördermaßnahmen wird das Projektförderinformationssystem „profi“ eingesetzt. Dieses wird vom Informationsservice Projektförderung beim Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V. (DLR-IP) als Auftragsverarbeiter des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt (Art. 28 DSGVO) betrieben.
• Zuwendungs- und Koordinierungsdatenbank: Zur Überwachung und Koordination von Fördermaßnahmen wird die Zuwendungs- und Koordinierungsdatenbank, die ebenfalls über eine Schnittstelle an das Projektinformationssystem „profi“ angebunden ist, genutzt. Die Datenbank wird vom Informationsservice Projektförderung beim Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V. (DLR-IP) als Auftragsverarbeiter des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt (Art. 28 DSGVO) betrieben.
• Bundeskasse: Zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs werden Daten an die Deutsche Bundesbank und an die Bundeskasse übermittelt.
• Zuwendungsdatenbank des Bundes: Zum Zweck der Durchführung von haushaltsrechtlich vorgeschriebenen Erfolgskontrollen sowie zur Erfüllung von Auskunftsansprüchen des Deutschen Bundestages werden projektbezogene Daten, die ggf. personenbezogene Daten enthalten können, in der Zuwendungsdatenbank des Bundes gespeichert. Die in die Zuwendungsdatenbank des Bundes übertragenen Daten können von folgenden zugriffsberechtigten Stellen des Bundes eingesehen werden: Mitglieder des Deutschen Bundestages (über das Informationssystem Wahlkreisauswertung WAUS, aufrufbar unter: foerderportal.bund.de/waus), andere fördernde öffentliche Stellen und Stellen, die mit einer etwa erforderlichen Prüfung der dem Antrag zugrunde liegenden Angaben betraut sind, sowie – ausschließlich für statistische Zwecke – die damit beauftragte Einrichtung. Die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit für die Zuwendungsdatenbank des Bundes liegt beim Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE), Scharnhorststraße 34–37, 10115 Berlin.
• Förderdatenbank des Bundes: In der Förderdatenbank des Bundes (einsehbar unter foerderportal.bund.de/foekat) werden Projektdaten veröffentlicht, die personenbezogene Daten über den Zuwendungsempfänger und/oder die ausführende Stelle enthalten können.
• BSCW-Server: Der Datenaustausch zwischen den verantwortlichen Stellen und den Projektträgern erfolgt über den BSCW-Dienst, der vom Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) betrieben wird.
• Externe Begutachtung: Im Rahmen des Skizzen- und Antragsverfahrens können zur Auswahl der zu fördernden Anträge auch externe Gutachter*innen eingesetzt werden. Diese führen eine inhaltliche/fachliche Bewertung durch. Diese werden im Auftrag der verantwortlichen Stelle oder des Projektträgers als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO tätig.
• Evaluator*innen: Zur Evaluation der Förderprogramme und ggf. geförderter Projekte werden personenbezogene Daten an externe Evaluator*innen übermittelt. Diese werden als Auftragsverarbeiter der ZUG oder der verantwortlichen Stelle gem. Art. 28 DSGVO tätig. Eine Weiternutzung der Daten für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke kann gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO erfolgen.
• Begleitforschung: Von den verantwortlichen Stellen können im Kontext der geförderten Projekte spezifische, begleitende Forschungsaktivitäten beauftragt werden. Dazu werden die erforderlichen personenbezogenen Daten an den Auftragnehmer übermittelt; die Weiternutzung kann gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO erfolgen. Der Auftragnehmer wird als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) tätig.
• Politische Anfragen: Zur Beantwortung von Anfragen können personenbezogene Daten an Ausschüsse und Mitglieder des Deutschen Bundestags, ggf. an die EU-Kommission oder andere Behörden übermittelt werden, sofern dies erforderlich und rechtlich zulässig ist.
• Bundesrechnungshof: Im Rahmen von Prüfungen werden dem Bundesrechnungshof (BRH) im Rahmen seiner Aufgabenerledigung gem. §§ 89, 95 BHO die erforderlichen personenbezogenen Daten offengelegt bzw. übermittelt.
• Zwischen- bzw. Bundesarchiv: Zur Archivierung werden die Vorhabenakten an das Zwischenarchiv bzw. das Bundesarchiv nach Maßgabe der Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (Registraturrichtlinie) übersendet.
• Weitere öffentliche Stellen: Personenbezogene Daten werden – soweit dies erforderlich und rechtlich zulässig ist – an öffentliche Stellen, z. B. zu Analyse- und Statistikzwecken, übermittelt. Auf die Weitergabe sowie die jeweiligen Zwecke wird, sofern sich dies nicht unmittelbar aus dem Gesetz ergibt, in der Förderrichtlinie oder anderen Förderinformationen hingewiesen. Im Rahmen der Durchführung der haushaltsrechtlich vorgeschriebenen Erfolgskontrollen kann die verantwortliche Stelle Daten an öffentliche Stellen weitergeben, die mit einer etwa erforderlichen Prüfung der dem Antrag zugrunde liegenden Angaben betraut sind.

IT-Anwendungen der ZUG:

• Elektronisches Aktenmanagementsystem „eAkte“: Zum elektronischen Aktenführung setzt die ZUG das Enterprise-Management-System „Doxis“ ein. Dieses wird von der Doxis Germany GmbH als Auftragsverarbeiter der ZUG gehostet und betrieben.
• Mailing-Tools: Für den Versand von Informationen verarbeitet ZUG die E-Mail-Adresse und ggf. den Namen in den Anwendungen der Firma CleverReach GmbH & Co. KG oder cobra – computer’s brainware GmbH, mit denen ZUG eine Vereinbarung als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO geschlossen hat.

4.2 Datenübermittlung ins Drittland

Im Rahmen der Projektförderung erfolgt keine Übermittlung personenbezogener Daten an Stellen, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum liegt.

Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, wenn sie für die o.g. Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, greifen.
Die Speicherung der personenbezogenen Daten richtet sich nach den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registraturrichtlinie, die die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) ergänzt, sowie nach den besonderen Rechtsvorschriften für die Aufbewahrung von Haushaltsdaten. Die Daten müssen in der Regel für die Dauer von zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen bzw. das Verfahren beendet worden ist. Längere oder kürzere Speicherfristen können sich aus Besonderheiten des Einzelfalles oder aufgrund besonderer gesetzlicher Verpflichtungen ergeben. Die Löschung erfolgt jedoch, sobald die Daten zur Erfüllung des jeweiligen Zweckes nicht mehr erforderlich sind.

Die Speicherung der Kontaktdaten der jeweils verantwortlichen Ansprechpersonen zur Einladung zu Informations- und Vernetzungsveranstaltungen, Wettbewerben und Befragungen sowie zur Weitergabe an sonstige Organisationen zur Umsetzung weiterer in den Förderrichtlinien festgelegter Programmziele wird spätestens mit Abschluss des geförderten Projektes gelöscht.

Auskunft: Sie können nach Maßgabe von Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

Berichtigung: Sollten Ihre Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Maßgabe von Art. 16 DSGVO die Berichtigung Ihrer Daten verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

Löschung: Sie haben nach Maßgabe von Art. 17 DSGVO das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen.

Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben nach Maßgabe von Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.

Widerspruch: Sie haben nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen. Im Falle eines berechtigten Widerspruchs werden wir Ihre Daten nicht mehr verarbeiten.

Beschwerderecht: Sie sind berechtigt, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen, wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sind: 
Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 153
53117 Bonn
Telefon: 0228 99 7799-0
E-Mail: poststelle(at)bfdi.bund.de
Internet: www.bfdi.bund.de

Datenübertragbarkeit: Sie haben nach Maßgabe von Art. 20 DSGVO das Recht, personenbezogene Daten, die Sie uns mitgeteilt haben, in einem elektronischen Format zu erhalten.

Widerruf Ihrer Einwilligung: Sie haben das Recht, eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten, welche Sie uns gegenüber erteilt haben, jederzeit gem. Art. 7 Abs. 3 S.1 DSGVO zu widerrufen. Am einfachsten können Sie eine von Ihnen erteilte Einwilligung widerrufen, indem Sie sich per E-Mail an die oben genannten Kontaktdaten wenden, ohne dass Ihnen dadurch irgendwelche Nachteile entstehen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf durchgeführten Verarbeitung Ihrer Daten.